Binnen de Renovatieplanner zijn er de volgende mogelijkheden om met bewoners te communiceren:
- Brieven en mails
- Chats
- Meldingen
- (project) Nieuws
1. Brieven en mails
Vanuit de admin omgeving zijn we naar het tabbad "communicatie" gegaan onder ons project. We zien hier de 4 opties naast elkaar staan. Allereerst behandelen we de brieven. We starten het maken van een nieuwe brief doorgaans in de bibliotheek. Voor het opmaken van een template van een brief zie de handleiding " een brieftemplate maken". Ook is het belangrijk om op de homepagina van de Admin briefpapier toe te voegen als je een mooie opmaak van je brief wilt. Ook dat wordt in de hiervoor genoemde handleiding besproken.
We klikken op de gele knop "nieuwe brief/mail versturen en komen dan op onderstaand scherm:
We zien dat er 4 stappen vereist zijn voor het verzenden van een brief of mail. Allereerst moeten we ons briefpapier en de gekozen template selecteren. Vervolgens geven we op aan welke woningen deze brief/mail verzonden moet worden. Daarna hebben we de mogelijkheid te kijken of de opmaak inderdaad naar wens is of dat we nog wat in ons template aan moeten passen. Als laatste krijgen we een overzicht van de verzendmogelijkheden en kunnen we kiezen hoe we de brieven/mails willen versturen.
In dit eerste scherm kiezen we eerst ons briefpapier en template zoals gezegd. Staat je template hier niet tussen ga dan in je project naar "content" en dan naar "brieven". Je moet je brieventemplate dan nog uit de bibliotheek importeren. Wanneer we het goede papier en template hebben gekozen kiezen we rechtsonder volgende.
We komen nu in het volgende scherm. Hier kiezen we naar welke woningen we de brief/mail willen verzenden. Midden in het scherm zien we de balk "selecteren". Hier klikken we op om de popup te krijgen waarin we woningen willen koppelen.
In deze popup kunnen we kiezen om woningen te selecteren op basis van een bouwstroom, een woninggroep of een woning selecteren uit de gehele lijst woningen. Die kunnen we ook allemaal tegelijk selecteren. Verder zie je in dit overzicht of er woningen zijn waar een emailadres beschikbaar is. Wanneer je een woning selecteert waarop email beschikbaar is kan het systeem voorstellen hier een mail naar te sturen ipv een brief. Je kunt ook aangeven dat je naar deze ook een brief wilt verzenden. Je vinkt dan in het overzicht "geadresseerden" onder post aan dat je ook woningen met mail wilt opnemen in de lijst post. Je kunt er ook voor kiezen om deze woningen geen mail te verzenden.
Wanneer we tevreden zijn met de lijst geadresseerden kunnen we onder in beeld weer verder gaan. In het voorbeeldscherm kunnen we in de linkerkolom een adres aanklikken. We zien dan daarnaast een voorbeeld van hoe de brief of mail eruit zal komen te zien.
Als we tevreden zijn met het resultaat kunnen we nogmaals rechtsonder in beeld op volgende klikken. We komen dan in het verzendscherm.
In het verzendscherm heb je de mogelijkheid om de brieven zelf uit te printen. Het systeem zal dan een pdf downloaden met al deze brieven erin. Deze kun je dan zelf uitprinten en afgeven of verzenden. Ook hebben we een ingebouwde verzendfunctie.
Deze verzendoptie zal brieven indien nodig dubbelzijdig printen en via PostNL verzenden. De kosten die hier aan verbonden zijn worden direct weergegeven. Kosten voor het verzenden van brieven worden maandelijks in rekening gebracht.
Wanneer je er voor kiest om een email te verzenden is het goed om te weten dat de naam van je Template de onderwerpregel van je email wordt. De inhoud van je template is de letterlijke inhoud van de mail. Hierin komt geen renovatieplannerbadge of reclame in mee. Het kan dus zijn dat je de email net iets anders wilt afsluiten dan een brief. Houdt hier dan rekening mee in je template.